jueves, 1 de agosto de 2013

Uso de tableros de control como apoyo a la gestión. Un recurso que podría ser mas explotado.

Una frase habitual en nuestros días dice que "lo que no se mide no se puede mejorar", y alude a que para llevar a cabo cualquier proceso de mejoramiento es necesario establecer objetivos concretos, tener formas de medirlos, establecer un punto de referencia con la medición del estado actual, y mantener la medición en forma continua para ir viendo el progreso en pos del objetivo a cumplir.

Este es el principio básico del control de gestión que las empresas, cada vez mas frecuentemente, han ido incorporando como parte de sus herramientas de administración. De hecho, cada vez es más usual que existan en las empresas, departamentos o gerencias de Control de Gestión, que tienen como objetivo preparar los principales informes que resumen la situación y desempeño.
Asimismo, las tecnologías de información han desarrollado una variedad de herramientas de apoyo a estos procesos, facilitando las tareas de capturar los datos, procesarlos y presentarlos en informes y tableros de control de modo de dejarlos a disposición de los usuarios para su consulta.

Sin embargo, el uso efectivo de estas técnicas y herramientas está todavía muy por debajo de su potencial. Lo más común es que el uso de los conceptos de tableros de control de gestión y las herramientas asociadas sea algo usualmente restringido a las áreas encargadas en la empresa de preparar los informes para la alta gerencia o el directorio, y como consecuencia, el uso de estas herramientas en el resto de las gerencias usualmente está poco desarrollado.

En las empresas actuales, la gran mayoría de los procesos que se llevan a cabo están soportados por sistemas de información o algún soporte informático estructurado o no estructurado, y por lo tanto, se genera en estos sistemas todos los días una gran cantidad de información relacionada con el funcionamiento de estos procesos. Es tal la cantidad de información que generamos a cada momento que últimamente se ha acuñado un nuevo término: "big data" para hacer referencia al desafío que representa el aprovechar esta información para tomar mejores decisiones.

La disponibilidad cada vez mayor de información, junto con la capacidad de las herramientas tecnológicas disponibles para trabajarla, abren la posibilidad para que en todas las gerencias o áreas de una empresa se pueda implementar procesos de gestión controlados y medidos mediante indicadores claves de desempeño (KPIs). Estos indicadores, llevados ahora a nivel de cada gerencia, permiten a los responsables de los procesos poder medir su desempeño, fijar metas y objetivos de mejoramiento, revisar su progreso, y detectar a tiempo posibles problemas activando planes para su solución.

Si una gerencia o área quiere incorporar estas prácticas, lo primero que debe hacer es reconocer sus objetivos estratégicos y los procesos que los sustentan, luego para cada uno de estos procesos identificar o definir los KPIs que miden el desempeño del proceso y el cumplimiento de los objetivos. Usualmente se definirán metas a lograr en un cierto período en relación a los indicadores que no estén en los niveles adecuados y que requieran ser mejorados.

A continuación se deben identificar las fuentes de información desde donde se obtienen los datos para calcular los KPIs, y finalmente todo esto se puede implementar mediante herramientas que automáticamente obtienen los datos de origen, hacen los cálculos y transformaciones necesarias y dejan la información disponible en reportes o pantallas de consulta.

Disponer de estos mecanismos, actualizados diariamente y en forma automática, permite a las gerencias tener un pulso mucho mas directo de lo que está ocurriendo en sus procesos y como eso afecta a los objetivos que se han planteado. De hecho, estos tableros pasan usualmente a transformarse en una herramienta de uso habitual, tal como lo son actualmente el correo electrónico y el Excel. Una vez que eso ocurre, de ahí en adelante es un camino sin retorno, y lo que sigue es un proceso de mejora continua de estos indicadores y los mecanismos para acceder a ellos.

En la actual "era de la información" esto se ha transformado en una necesidad ineludible.



Y para los que les gustan los clásicos de la música, aquí les dejo uno re-visitado, pero con su interprete original:



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